Wie lege ich das neue Schuljahr richtig an? (Schritt für Schritt)

Das neue Schuljahr wird immer in GTSPro angelegt und von dort per Datenabgleich in die GTS Systeme gespiegelt. Legen Sie es nicht parallel im GTS System an – sonst entstehen Phasen ohne Bezug zu GTSPro.

Der Weg

1. In GTSPro unter Stammdaten → Schuljahre das aktuelle Schuljahr aufrufen und im Kontextmenü Folgeschuljahr erzeugen wählen. Alle Bestandskinder steigen dabei automatisch um eine Klassenstufe auf.
2. Unter Stammdaten → Schuljahr-Phasen aufräumen: Beim Kopieren entstehen oft mehr Phasen als gebraucht. Löschen Sie die überzähligen, sodass nur die tatsächlich benötigten Phasen übrig bleiben (typischerweise 1. Halbjahr, 2. Halbjahr und eine Ferienphase).
3. Prüfen Sie bei jeder verbleibenden Phase, an welchem Schuljahr sie hängt. Eine Phase mit dem Namen „2026/27“, die noch am Schuljahr 2025/26 hängt, führt zu Kindern, die in GTS nicht ankommen. Löschen Sie solche Phasen und benennen Sie die richtige sauber.
4. Zeiträume je Phase korrigieren, insbesondere Erster Listentag und Letzter Listentag.
5. Die neuen Erstklässler importieren – sie sind naturgemäß nicht im Vorjahr enthalten. Siehe Kategorie „Datenimport“.
6. In Stammdaten → Betreuungseinrichtungen die aktive Schuljahrphase auf die neue Phase stellen.
7. Einen Datenabgleich mit der neuen Phase und dem richtigen Monat starten. Danach den nächtlichen Abgleich unter Admin → Einstellungen ebenfalls auf die neue Phase umstellen.

Der häufigste Fehler

Der nächtliche Abgleich läuft nach dem Wechsel oft noch wochenlang gegen das alte Halbjahr und macht jede Nacht die Arbeit des Tages zunichte. Stellen Sie ihn direkt mit um.