Wie funktioniert der Datenabgleich und was muss ich dabei einstellen?
Der Datenabgleich ist die einzige Verbindung zwischen GTSPro und den GTS Systemen. Er überträgt Schuljahrphasen, Kinder, Klassen, Gruppen und die aus den Betreuungsleistungen abgeleiteten Zeiten.
Die zwei Stellschrauben
- Schuljahrphase – welche Phase abgeglichen wird.
- Monat – welcher Monat für die Betreuungsleistungen herangezogen wird. Ohne Monatsangabe lässt sich eine Betreuungsphase nicht abgleichen.
Manuell abgleichen
In GTSPro unter Admin → Datenabgleich mit GTS Systemen Phase und Monat wählen und starten. Nutzen Sie das immer dann, wenn Sie Daten für ein anderes als das laufende Schuljahr übertragen wollen. Welche Einrichtungen dabei vorausgewählt sind, steuert je Einrichtung eine eigene Einstellung.
Nächtlich abgleichen
Unter Admin → Einstellungen stellen Sie ein, welche Phase und welcher Monat automatisch in der Nacht abgeglichen werden. Diese Einstellung wird beim Schuljahres- und Halbjahreswechsel regelmäßig vergessen. Die Folge: Der nächtliche Lauf zieht jede Nacht die alten Daten zurück.
Voraussetzungen je Einrichtung
- Unter Stammdaten → Betreuungseinrichtungen → Reiter GTS muss die Adresse des GTS Systems hinterlegt sein. Sie wird für den Abgleich und für den Direktzugriff aus dem Elternportal gebraucht – fehlt sie, funktioniert beides nicht.
- Dort steht auch die aktive Schuljahrphase, die der Abgleich auf dem GTS System setzt. Sie steuert dort die Klassenzuordnung.
Merksatz
Der nächtliche Abgleich synchronisiert nur das dort eingestellte Schuljahr. Wollen Sie Daten des kommenden Schuljahres sehen, müssen Sie diese Phase manuell abgleichen – oder die Einstellung umstellen.
