Nach dem Schuljahres- oder Halbjahreswechsel fehlen Kinder oder Gruppen. Was ist zu tun?
In fast allen Fällen liegt es an der Schuljahrphase oder am Monat – nicht an verlorenen Daten. Arbeiten Sie diese Punkte der Reihe nach ab:
- Primäre Phase im GTS System: Unter Ganztag → Schuljahrphasen muss die jetzt laufende Phase als primär/aktiv gesetzt sein. Solange das alte Halbjahr primär ist, zeigen Tagesübersicht, Check-In und Sonder-Gehzeiten die alten Daten.
- Aktive Phase in GTSPro: Unter Stammdaten → Betreuungseinrichtungen muss dieselbe Phase eingestellt sein. Steht dort noch die alte, zieht der nächste Abgleich das GTS System wieder zurück.
- Datenabgleich mit richtigem Monat: Gleichen Sie die neue Phase mit einem Monat ab, in dem die Kinder tatsächlich Betreuung gebucht haben.
- Nächtlichen Abgleich prüfen unter Admin → Einstellungen.
Typische Symptome dieser Ursache
- Alle Kinder stehen plötzlich auf „Ganztag: Nein“
- Bring- und Abholzeiten stehen überall auf 13:00 Uhr
- Im Check-In taucht nur noch ein Bruchteil der Kinder auf
- Gruppen sind leer oder ganz verschwunden
- Kurse aus dem Vorjahr erscheinen im neuen Schuljahr
Wichtig: Fast alle Abweichungen zwischen GTSPro und dem GTS System gehen auf einen Datenabgleich mit falschen Einstellungen zurück. Prüfen Sie darum immer zuerst, welche Schuljahrphase und welcher Monat beim Datenabgleich eingestellt sind – sowohl beim manuellen Abgleich unter Admin → Datenabgleich mit GTS Systemen als auch beim nächtlichen Abgleich unter Admin → Einstellungen.
Hilft das nicht weiter, eröffnen Sie bitte ein Ticket. Nennen Sie darin die betroffene Schule, ein konkretes Beispielkind (Kind-ID), was Sie erwarten und was das System stattdessen zeigt – idealerweise mit Screenshot. Damit lässt sich der Fall sofort nachvollziehen.
