Wie importiere ich Kinderdaten richtig? Die wichtigsten Regeln

Den Import finden Sie in GTSPro unter Admin → Import Eltern-Kind-Daten und im GTS System unter Administrator → Import Kinder.

Vor dem Import

• Laden Sie sich die Feldbeschreibungsdatei herunter. Dort steht für jede Spalte, welche Werte zulässig sind – etwa bei der Religion oder bei der Art des Sorgeberechtigten.
• Klasse und Klassenstufe sind Pflichtfelder. Für neue Erstklässler, deren endgültige Klasse noch nicht feststeht, tragen Sie einen Platzhalter wie NEUANMELDUNG_STUFE_1 ein und ergänzen die Klasse später.
• Achten Sie darauf, dass Klassenstufe und Klasse nicht vertauscht sind – ein sehr häufiger Fehler.
• Jede Debitorennummer darf nur einmal vorkommen.
• Jeder Sorgeberechtigte braucht mindestens einen Vor- und Nachnamen. Wo nichts bekannt ist, tragen Sie einen Platzhalter ein.

Die Prüfung nutzen

Der Import zeigt vor der Übernahme eine Analyse mit Fehlern und Warnungen an – jeweils mit Zeilen- und Spaltenangabe. Arbeiten Sie diese Liste in Ihrer Excel-Datei ab, bevor Sie importieren. Datensätze mit Fehlern werden übersprungen.

Was nicht über den Import läuft

• Ferienbetreuung wird getrennt angelegt und gebucht, nicht importiert.
• Das Entlassungsdatum wird automatisch berechnet und muss nicht mitgeliefert werden.