Wie hängen Kostenträger, Sachkonten und Debitorennummern zusammen?
Kostenträger
Ein Kostenträger bestimmt, wer einen Kostenanteil trägt. Sie pflegen sie unter Finanzen → Kostenträger.
- Jeder Kostenträger hat eine Art. Genau einer muss als Eltern gekennzeichnet sein: Auf ihn laufen die Elternanteile aller Abrechnungen, und nur seine Buchungssätze wandern in den SEPA-Einzug und in den Export „Bank an Debitor“. Alle übrigen tragen die Art Sonstige.
- Beim Kostenträger stellen Sie ein, ob ein FiBu-Export erzeugt wird. Auf Nein entstehen die Buchungen weiterhin und sind im Rechnungsausgangs-Journal sichtbar, erscheinen aber in keinem Export.
- Die Kontonummer des Kostenträgers erscheint als Konto in allen Buchungssätzen, die er trägt. Beim Kostenträger Eltern wird sie nicht verwendet – dort steht die Debitorennummer des Sorgeberechtigten beziehungsweise des Kindes.
Sachkonten
GTSPro kennt keine Konten wie das GTS System, sondern Sachkonten unter Finanzen → Sachkonten. Je Kostenträger lassen sich getrennte Sachkonten für reguläre Betreuung, Verpflegung, Ferienbetreuung, Ferienverpflegung und Zusatzkurse hinterlegen. Ein Sachkonto kann im Zeitverlauf mehrere Kontonummern haben; die Abrechnung nimmt die zum Abrechnungsmonat gültige. Die Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden.
Die Vorrangregel bei Kostenstellen und Konten
Mehrere Stellen können dieselbe Angabe liefern. Es gilt von oben nach unten:
- ein Eintrag unter Finanzen → Kontierung für die Kombination aus Einrichtung und Leistung,
- die optionale Kostenstelle der Betreuungsleistung,
- die Kostenstelle der Betreuungseinrichtung.
Für das Gegenkonto gilt sinngemäß dasselbe: Ist bei der Kontierung ein Konto eingetragen, hat es Vorrang vor dem Sachkonto des Kostenträgers.
Debitorennummern
Ob eine Debitorennummer bei Sorgeberechtigten nur einmal vorkommen darf, ist eine Einstellung unter Admin → Einstellungen. Steht sie auf Ja, weist GTSPro doppelte Nummern schon beim Speichern ab – auch die beiden Personen eines Datensatzes dürfen dann nicht dieselbe Nummer tragen. Schalten Sie die Prüfung nur ab, wenn Ihre Finanzbuchhaltung bewusst mit gemeinsamen Debitoren arbeitet.
