Wie richte ich SEPA-Mandate ein und warum bleibt der Hinweis "SEPA fehlt" stehen?
Einmalige Grundeinstellungen
- Tragen Sie unter Admin → Einstellungen die Gläubiger-Identifikationsnummer ein. Sie erscheint danach automatisch im SEPA-Mandat.
- Wählen Sie dort das Schema der Mandatsreferenz. Zur Wahl stehen EL + Datum + Zufall + IBAN (Standard, garantiert Eindeutigkeit) und Schulkürzel-Schul-ID-Sorgeberechtigte-ID (sprechend, in der Buchhaltung leichter zuzuordnen). Bereits vergebene Mandatsreferenzen ändern sich durch eine Umstellung nicht.
- Legen Sie die PAIN-Version fest – getrennt für Lastschriften und für Überweisungen. Welche Version Ihre Bank akzeptiert, erfragen Sie dort; eine Datei im falschen Format weist die Bank beim Einreichen zurück.
- Verwenden Sie in Textvorlagen den Platzhalter für die Gläubiger-Identifikationsnummer statt sie fest einzutippen. Für die Anrede genügt der Anrede-Platzhalter allein.
Warum der Hinweis nach einem Upload bestehen bleibt
Entscheidend ist nicht die hochgeladene Datei, sondern das Kennzeichen SEPA liegt vor beim Sorgeberechtigten. Es wird nach einem Upload aus dem Elternportal bewusst nicht automatisch gesetzt – Sie sollen das Mandat zuerst prüfen.
- Öffnen Sie Elternportal → Elternportal Dokumente.
- Setzen Sie den Statusfilter gegebenenfalls auf Alle.
- Bearbeiten Sie das Dokument und setzen Sie bei Richtigkeit SEPA liegt vor.
Fehlende Mandatsreferenznummern
Über das Aktionsmenü im Finanz-Dashboard bei „Sorgeberechtigte mit Lastschrifteinzug, jedoch ohne Mandatsreferenznummer“ erzeugen Sie die fehlenden Nummern gesammelt.
Nur der Kostenträger "Eltern" wird eingezogen
In den SEPA-Einzug wandern ausschließlich die Buchungssätze des Kostenträgers mit der Art Eltern. Genau einer muss so gekennzeichnet sein.
